Регистрацията за многодневно събитие става ненужно сложна, когато организаторите издават отделен QR билет за всеки ден, създават дублирани записи на гости или поддържат ежедневни електронни таблици. Гостите трябва да управляват множество билети, а екипите на входа трябва да определят кой билет е валиден и дали предишната регистрация влияе върху влизането през следващия ден.
По-лесният модел е цялата програма да бъде в рамките на едно събитие. QRGATE поддържа логически дни на събитието, изрично зададен достъп на гостите по дни и един и същ QR билет през всички дни, за които гостът има право на достъп. QR кодът идентифицира госта или билета, а QRGATE прилага правилата за регистрация, преди да запише успешно влизане.
Проблемът с отделните билети за всеки ден
Отделните дневни билети може да изглеждат като решение за достъп по дни, но често създават повече администрация. Организаторът трябва да дублира информация за гостите, да изпраща няколко покани, да съгласува множество записи за билети и да поддържа ежедневните таблици синхронизирани. Ако дните, за които гостът има достъп, се променят, екипът може да трябва да актуализира няколко несвързани записа. На входа тези обходни решения създават несигурност. Гостът може да представи грешния дневен билет, служителят на входа да не знае кой запис е актуален или предишното успешно влизане да бъде неправилно прието като причина за отказ на достъп през следващия ден.
- Гостите управляват множество QR билети за едно събитие.
- Организаторите повтарят администрацията на гостите и билетите за всеки ден.
- Ежедневните таблици могат да разделят информацията за достъпа и регистрацията.
- Екипите на входа могат да объркат идентифицирането на QR кода с успешно валидирана регистрация.
Моделът на QRGATE: едно събитие, един гост, един QR билет
QRGATE поддържа многодневното събитие в рамките на един контекст на събитието. То съдържа начална и крайна дата, конфигурирана часова зона и логически записи за дните на събитието. Гостът остава един запис, специфичен за събитието, а QR билетът остава свързан с този гост и събитие. Това означава, че денят на събитието е контекст за валидация, а не отделно събитие. Новият ден не създава нов гост, покана или QR билет. Вместо това QRGATE проверява дали гостът има право на достъп за активния ден и прилага избрания режим на влизане и останалите приложими правила.
- Едно събитие съдържа многодневната програма и логическите дни.
- Един запис на госта запазва постоянна идентичност в рамките на събитието.
- Един QR билет може да се използва през дните, за които гостът има право на достъп.
- Достъпът по дни може да бъде зададен изрично, вместо да се извежда от отделни билети.
Как работят дневният достъп и валидацията
При всеки опит за регистрация QRGATE първо идентифицира госта или QR билета. Самият QR код не предоставя автоматично разрешение за влизане. След това платформата валидира контекста на събитието, достъпа на госта до активния ден, избрания режим на влизане и приложимите правила. Активният ден се определя според часовата зона на събитието. Така конфигурираната часова зона е водеща, вместо да се разчита на предполагаемата местна часова зона на устройството за сканиране. Това е важно, когато служители или устройства работят в различни часови зони или събитието продължава след полунощ.
- При режим за еднократно влизане допустимият гост или билет може да има едно успешно влизане за активния ден.
- Успешното влизане през един ден не блокира следващия допустим ден.
- Режимът за многократно влизане може да разреши повторни успешни влизания през същия активен ден.
- Следващият ден не изисква отделен QR билет или нов запис на гост.
- Не е необходимо гостът да се регистрира като излязъл, преди да влезе през следващия допустим ден.
Практичен работен процес за многодневна регистрация
Организатор на конференция, корпоративен екип или агенция може да поддържа целия път на участника в едно събитие, вместо да го изгражда наново за всеки ден. Достъпът по дни остава изрично зададен, а идентичността на госта и QR билетът остават непроменени през цялата програма.
- Създайте едно събитие с начална дата, крайна дата и водеща часова зона.
- Конфигурирайте логическите дни на събитието.
- Създайте или импортирайте записи на гости чрез работния процес на QRGATE Guest List.
- Определете до кои дни всеки гост има право на достъп.
- Изпратете персонализирания QR билет чрез стандартната покана и Guest Ticket.
- На входа разрешете на оторизирани Entry Staff или на Self Check-in да идентифицират QR билета.
- QRGATE валидира активния ден, достъпа на госта и режима на влизане, преди да запише резултата.
- Използвайте наличните оперативни изгледи за преглед на регистрираните гости, скорошната активност и информацията по дни.
Entry Staff и Self Check-in използват едни и същи основни правила
QRGATE поддържа както вход с помощта на служител, така и Self Check-in. Entry Staff може да започне регистрацията, а Self Check-in позволява на госта да започне процеса самостоятелно. И двата работни процеса използват централната логика на QRGATE за събитията и регистрацията, а не отделни правила за допускане. Това дава гъвкавост при различни входове или в различни периоди от програмата. На конференция Entry Staff може да се използва при натоварено сутрешно пристигане, а Self Check-in по-късно през деня. И в двата случая многодневното събитие, активният ден, достъпът на госта и режимът на влизане са част от валидацията.
- Оторизиран Entry Staff може да започне валидирана регистрация за събитието.
- Self Check-in позволява на гостите да започнат собствената си регистрация.
- И двата работни процеса използват централните правила на QRGATE.
- Сканирането или идентифицирането на QR код не е същото като успешно валидирано влизане.
Защо този модел е по-лесен за организатори и гости
Моделът с един билет намалява ненужното дублиране в оперативния процес. Организаторите могат да комуникират един QR билет за събитието, вместо да разпространяват различен билет за всеки ден. Идентичността на госта остава постоянна, а достъпът по дни се управлява като изрично правило на събитието. За екипите това означава по-ясна администрация и по-малко възможности записите да се разминават. За гостите означава по-малко управление на билети. За служителите на входа означава определен процес за валидация, вместо да тълкуват няколко дневни таблици или версии на билети.
- По-малко повторна администрация на гостите и QR билетите.
- Една постоянна идентичност на госта в рамките на събитието.
- Ясен достъп за всеки допустим ден.
- По-лесна комуникация с участниците около един билет за събитието.
- Ежедневна валидация, която различава предишното влизане от следващия допустим ден.
Запазете същия QR билет в Apple Wallet или Google Wallet
Поддържан QR билет от QRGATE може да бъде добавен и в Apple Wallet или Google Wallet чрез поддържани потребителски интерфейси, включително Guest Ticket Page и имейли с покани и билети. Така гостът може по-лесно да намира същия билет през всички дни на многодневното събитие. Wallet pass е преносимо представяне на съществуващия QR билет в QRGATE. Той не създава втори билет или отделно решение за допускане. Представянето на Wallet pass отново води до идентифициране на QR билета и същата валидация на QRGATE, включително правилата за деня и режима на влизане.
- Wallet pass остава свързан със съществуващото събитие, гост и QR билет.
- Добавянето на билет в Wallet не създава нов гост или билет.
- Wallet не заобикаля валидацията за деня или режима на влизане.
- Apple Wallet и Google Wallet дават удобен начин гостът да държи същия билет на телефона си.
Какво да вземете предвид при конфигуриране на многодневна регистрация
Надеждният многодневен процес започва с правилно конфигурирани дати, часова зона, логически дни, режим на влизане и достъп на гостите по дни. Тези настройки определят как QRGATE ще интерпретира всяко пристигане и дали QR билетът може да бъде приет през активния ден. Многодневният модел на QRGATE управлява допустимостта по дни и записаните регистрации. Той не изисква задължително излизане и не трябва да се описва като система за проследяване на текущата заетост на обекта. Поддържаните оперативни изгледи могат да показват регистрирани гости, гости, които още не са се регистрирали, скорошна активност и обобщения по дни. Съществуващите еднодневни събития остават лесни. QRGATE предоставя логически ден по подразбиране, така че организаторите не трябва да въвеждат многодневна конфигурация за стандартно еднодневно събитие.
- Задайте внимателно часовата зона на събитието, особено когато устройствата на служителите използват различни местни часови зони.
- Определете достъпа на гостите по дни, преди да разчитате на правила за допускане по конкретен ден.
- Изберете еднократно или многократно влизане според действителната политика на събитието.
- Не приемайте, че QR кодът или Wallet pass сами по себе си разрешават влизане.
- Многодневната регистрация не е равнозначна на проследяване на текущата заетост на обекта.
- Еднодневните събития остават съвместими със стандартния работен процес на QRGATE Event и Guest List.
Често задавани въпроси
Може ли един QR билет от QRGATE да се използва през няколко дни на събитието?
Да. В рамките на едно многодневно събитие същият QR билет може да се използва през дните, за които гостът има право на достъп. QRGATE валидира активния ден и приложимите правила, преди да запише успешно влизане.
Могат ли участниците да използват един и същ QR код всеки ден на конференцията?
Да, през дните, за които имат право на достъп. QR кодът идентифицира госта или билета, а QRGATE извършва необходимата дневна валидация при всяко представяне.
Може ли гостът да има достъп само до избрани дни?
Да. Достъпът на госта по дни може да бъде зададен изрично, така че гостът да има право на участие само в определени дни от едно и също събитие. Не е необходим отделен запис на гост или QR билет за всеки ден.
Необходим ли е отделен запис на гост за всеки ден?
Не. QRGATE поддържа един запис на госта, специфичен за събитието. Денят остава част от същото събитие и не създава нов гост, покана или QR билет.
Как QRGATE определя активния ден на събитието?
QRGATE използва конфигурираната часова зона на събитието, за да определи активния ден. Така дневната валидация не зависи от местната часова зона на устройството за сканиране.
Може ли гостът да се регистрира веднъж на ден и необходимо ли е да се регистрира като излязъл?
При режим за еднократно влизане допустимият гост или билет може да има едно успешно влизане за всеки активен ден. Успешното влизане през предишния ден не блокира следващия допустим ден и не е необходимо предварително излизане.
Поддържа ли QRGATE няколко влизания през един и същ ден?
Да. Когато за събитието е активиран режим за многократно влизане, през активния ден могат да бъдат разрешени няколко успешни влизания. Всеки опит преминава през валидацията на QRGATE.
Може ли същият QR билет от QRGATE да бъде добавен в Apple Wallet или Google Wallet?
Да. Поддържан QR билет от QRGATE може да бъде добавен в Apple Wallet или Google Wallet чрез поддържани потребителски интерфейси. Wallet pass остава свързан със същия QR билет и не заобикаля валидацията на QRGATE.
Управлявайте многодневна регистрация без ежедневни QR билети
Поддържайте едно събитие, една идентичност на госта и един QR билет, докато QRGATE прилага правилния достъп и правилата за влизане за всеки ден. Създайте своя QRGATE акаунт и подгответе следващата си конференция, корпоративно събитие или многодневна програма.
Създайте своя QRGATE акаунт